Als Office Manager ben jij de rechterhand van het management en een onmisbare schakel binnen onze organisatie. Jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en creëert een werkomgeving waarin collega’s optimaal kunnen functioneren. Met jouw proactieve houding, oog voor detail en gevoel voor overzicht weet jij precies wat er nodig is, vaak nog voordat iemand erom vraagt.
Over Europe Medicare
Wij zijn een dynamische organisatie gespecialiseerd in mobiele mondzorg. Met onze mobiele tandartspraktijken brengen wij zorg naar mensen die daar niet altijd vanzelf toegang toe hebben, zoals ouderen, asielzoekers en gedetineerden. Met betrokkenheid, flexibiliteit en enthousiasme zetten wij ons hier dagelijks voor in.
Wat ga je doen?
Managementondersteuning
- Je verricht secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden voor het managementteam
- Je redigeert correspondentie, rapportages, notities en verslagen
- Je ondersteunt bij de organisatie van overleggen door deelnemers uit te nodigen en afstemming te verzorgen
- Je stelt agenda’s op, bereidt bijeenkomsten voor en zorgt dat alle informatie tijdig beschikbaar is
- Je notuleert waar nodig en bewaakt de opvolging van acties en gemaakte afspraken
Office & Facilitair Management
- Je coördineert de dagelijkse kantoororganisatie en zorgt voor een efficiënte, professionele en prettige werkomgeving
- Je bewaakt de bereikbaarheid van de organisatie en verzorgt de afhandeling van inkomende communicatie (telefoon en e-mail)
- Je nodigt deelnemers uit voor overleggen, reserveert vergaderruimtes en zorgt voor een gestroomlijnde planning
- Je organiseert en optimaliseert administratieve processen zoals postverwerking en documentstromen
- Je bent verantwoordelijk voor de inkoop en het beheer van kantoor- en facilitaire benodigdheden
- Je onderhoudt contact met leveranciers, stuurt externe partijen aan en bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening
- Je ontvangt gasten en zorgt voor een gastvrije en representatieve ontvangst
- Je signaleert verbeterkansen en draagt actief bij aan het optimaliseren van de werkomgeving en processen
Administratieve en procesondersteuning
- Je ondersteunt bij administratieve processen rondom personeelszaken, zoals het verwerken en archiveren van documenten
- Je verzorgt het klaarzetten en aanbieden van documenten ter ondertekening via digitale systemen
- Je bewaakt de voortgang en volledigheid van dossiers en signaleert ontbrekende informatie
- Je verwerkt gegevens voor urenregistratie en andere personele administratie
- Je ondersteunt bij de onboarding van nieuwe medewerkers, zoals het verzamelen en gereedmaken van documentatie en het organiseren van een introductiedag
- Je stemt af met betrokken afdelingen over administratieve aanleveringen
- Je draagt bij aan een betrokken en positieve werkomgeving door het organiseren en coördineren van interne activiteiten, zoals teamdagen, kwartaalbijeenkomsten en het verzorgen van attenties bij bijzondere gelegenheden
Wat breng je mee?
- Sterk organisatorisch vermogen en het vermogen om overzicht te bewaren
- Zelfstandigheid, initiatief en een proactieve werkhouding
- Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
- Ervaring met MS Office en het snel eigen maken van nieuwe systemen
- Vaardigheid in het visueel opmaken van documenten
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Een verbindende en samenwerkingsgerichte instelling
Wat bieden wij?
- Een afwisselende en zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid binnen een stabiele organisatie
- Een bruto maandsalaris tussen €2.800 en €3.800 (o.b.v. fulltime), afhankelijk van ervaring
- Ruimte om initiatief te nemen en processen praktisch te verbeteren
- Een informele en betrokken werkomgeving met korte lijnen
- Regelmatige teammomenten, zoals een kwartaalborrel en een jaarlijks teamfeest
- Een dag thuiswerken behoort tot de mogelijkheden
- Telefoon en laptop van zaak
- Deelname aan een fitnessregeling
- Reiskostenvergoeding en een pensioenregeling
Enthousiast?
Zie jij jezelf in deze rol? Dan maken we graag kennis met je. Stuur je motivatie en CV naar Chrissie Elsenbroek – celsenbroek@europemedicare.eu of reageer hieronder en wie weet verwelkomen we jou binnenkort als onze nieuwe Office Manager. We sluiten de vacature zodra we de juiste match hebben gevonden.
